Контроль заборгованості покупців у автоматизованих системах обліку

Сучасні інформаційні технології дозволяють у значній мірі оптимізувати ряд процесів управління підприємством. Так, задачу обліку та контролю заборгованостей покупців можно вирішити значно ефективніше за допомогою спеціального інструментарію облікових автоматизованих систем.

Більше того, для малого та середнього бізнесу, якому недоцільно утримувати штат облікових працівників, використання цього функціоналу є нагальною необхідністю.

Чому підприємцям необхідна автоматизація контролю заборгованостей покупців

Обігові кошти підприємства — це базова складова бізнесу. Співпраця з контрагентами на умовах відтермінування платежу:

• тимчасово скорочує об'єм обігових коштів;
• створює ризики втрати грошей;
• викликає необхідність жорсткого контролю за термінами погашення заборгованостей.

З іншого боку — це звичайна практика, яка заохочує покупців до співпраці з компанією-поставником, без якої конкурувати в умовах вітчизняної економіки сьогодні неможливо. Тому автоматизація контролю боргів корисна та навіть необхідна. Важливо також визначити, які функції системи обліку використовуються з цією метою.

Алгоритми автоматизації контролю заборгованості покупців

Облікові платформи можуть пропонувати досить широкі функціональні можливості. Вони, як правило, створюються як універсальний інструмент, задовольняючий вимоги бізнесу у будь якій сфері. Звісно, особливо для невеликого бізнесу повний набір інструментів таких систем є надлишковим.

Оскільки вартість супроводження програми залежить від повноти використовуваних модулей, підприємцям варто замовляти виключно потрібний їм функціонал. Якщо мова йде про налагодження контролю за заборгованостями, то знадобляться описані нижче функції.

Можливість налаштування лімітів по часу та сумі

Так можливість програм обліку привносить у бізнес безліч переваг, забезпечуючи:

1. Поліпшення управління грошовими потоками.
2. Мінімізацію кредитного ризику.
3. Підвищення ефективності роботи з дебіторами.
4. Оптимізацію кредитної політики.
5. Вибудову більш продуктивних відносин із клієнтами.

Суть такого налаштування полягає в призначенні певних обмежень заборгованості по часу та сумі з автоматичним контролем системою цих показників. Лімітування заборгованості може використовуватися у відношенні:

• всіх клієнтів;
• певної групи покупців;
• конкретного контрагенту.

Деталізація обліку заборгованості клієнта за різними угодами

Для більш коректного аналізу структури дебіторської заборгованості та з метою запобігання плутани в обліці варто розділити заборгованості покупця, співпраця з яким ведеться по декільком угодам.

Завдяки цьому функціоналу досягається точніше розуміння платіжної поведінки клієнтів, що дозволяє розробляти гнучкіші та індивідуалізовані умови співробітництва.

Можливість підсвітки строку заборгованості

Така функція програми обліку повідомляє користовуча про наближення терміну проплати дебітором або про прострочення цього терміну, в залежності від налаштування. Використання цього алгоритму допоможе користувачеві:

• точніше планувати фінансові потоки;
• своєчасно відреагувати на можливість прострочення платежу, вплинувши на контрагента;
• мінімізувати ризики втрати коштів.

Класифікація клієнтів

Підвищенню точності фінансового аналізу та ефективності управління коштами сприяє також можливість розподілу контрагентів за сумами та строками заборгованості. Є клієнти, яким не треба нагадувати про сплати, а й проблемні покупці, відносини з якими потребують регулювання. Точний та своєчасний облік дебіторської заборгованості покупців по групам ризику:

• покращує якість фінансової звітності;
• забезпечує вищий рівень довіри з боку інвесторів, кредиторів та інших заінтересованих сторін.

Переваги запровадження автоматизації контролю дебіторської заборгованості

Налаштування програми обліку забезпечує найкращий контроль над фінансовим станом компанії, надаючи керівництву актуальну інформацію для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Своєчасне виявлення та врегулювання прострочених заборгованостей сприяє мінімізації втрат від неповернення дебіторської заборгованості.

Ці переваги в сукупності сприяють:

• більш ефективному управлінню фінансами;
• зниженню фінансових ризиків;
• зміцненню фінансового стану компанії.

Завдяки цьому створюються сприятливі умови для розвитку бізнесу, а також підвищується його інвестиційна привабливість.